Архангельский тайм драйв краткое содержание. Тайм драйв глеб архангельский саммари

Выдержавшая уже два издания, заложила основы современного отечественного тайм-менеджмента; новая книга дает базовые ТМ-техники в популярном формате. Читайте предисловие и первую главу.

Предисловие – Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.

Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь .

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Глава 1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

В пятницу чаще всего хочется выпить.
В понедельник чаще всего хочется пятницу.
Анекдот.ру

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха.

Вспомните, дорогой читатель: приходилось ли вам на работе чувствовать себя себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если «да» – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

• Позвоню знакомому
• Выйду покурю
• Посмотрю что-нибудь интересное в интернете
• Полью цветы
• Выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которые дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от «офисной» среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих «размять» суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы . Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве; если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний, и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

Товарищ, запомни правило простое,
Работаешь – сидя,
Отдыхай – стоя!

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

• Переутомление, объективная «вымотанность» организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;
• Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными;
• Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

«Правила творческой лени» просты:

• Если уж лениться, то «на 100%», не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы, и т.п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
• Сознательно принимать решение «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
• Перед «творческой ленью» загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил «творческая лень» станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ «переключения» в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения, и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А. И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось «Хорошо». …»

(А.М. Василевский «Дело всей жизни», кн. 1, Москва, ИПЛ, 1988г.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий, и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7.45 – что-нибудь более бодрое, возможно уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

Использование сна в течение рабочего дня

Приходилось ли вам, читатель, «клевать носом» в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?

Посмотрите на «среднестатистический» график дневных биоритмов человека. Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую «сиесту», обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.

Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».

Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном, и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?

Возможны альтернативы. Самая простая – небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20-30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.

Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте, или где-то еще – в переговорной, на кресле в дальнем углу, и т.п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микро-сна» определите для себя сами, как правильно оптимальная – 10-15 минут. Один директор завода заводил будильник на 15 минут и засыпал в своем рабочем кресле. Объяснял свой метод так: «долгий сон выбивает из рабочей колеи, а за 15 минут мозг хорошо освежается, но не успевает заснуть слишком уж сильно».

Рассказывает участник ТМ-сообщества Сергей Козловский, гендиректор софтверной компании Нилитис, Минск. «В 1997 году я перепрыгнул несколько карьерных ступенек и стал председателем совета директоров нескольких небольших, но быстро растущих фирм. Нагрузки были невероятные. Человек выдержать такое в норме может только если разделит свои календарные сутки на несколько, т. е. будет спать несколько раз в течение суток, небольшими «порциями».

Я научился спать на работе, положив голову на стол. Никакого кабинета у меня тогда не было. В этой комнате работало еще от 3 до 14 человек. Но если заткнуть уши бумагой, смоченной в воде, то шум не мешает. 20 минут сна - и можно работать дальше. И вот, как-то из-за океана звонит мой шеф. И спрашивает: «Спишь в рабочее время?». «Сплю» - отвечаю. И мы оба понимаем, что это не от спокойной жизни. «Не надо - советует. - Найди другой способ релаксации. Кофе, прогулки в обед...»
Кофе, прогулки - нет, это не мое. Не тот эффект. Тогда я снял комнату рядом с работой и начал спать на законном основании. Стоило это недорого».

«Переживание момента»

«Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновенье.»
Дзенская притча

В заключение темы отдыха необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах.

Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, «бездумное» времяпрепровождение, «творческую лень», созерцание гармонии мироздания, и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» – не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.

Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности, а во время отпуска – обязательно, выделяю время на созерцание заката. Хочешь не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21.15, и длится не больше 25-30 минут.

Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное – во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы – под контролем.

У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследство методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.

В тайм-менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе», осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Эти помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.

Сергей Карелов, председатель совета директоров Silicon Information Technologies , на Первой ТМ-конференции в мае 2003 г. цитировал Рика Филдса:

«Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы заняты – готовкой, уборкой или любовью, – как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. И мы вдруг начинаем замечать такие штрихи и детали, которые нам были неведомы раньше; наше ощущение каждодневной жизни становится яснее, острее и, в то же время, гораздо разносторонней.»

Резюме по главе 1:

Ваш шаг в настройке личного тайм-менеджмента: Потратив минимум «начальных вложений времени», наладить грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

• Сделайте отдых в течение дня ритмичным
• Обеспечивайте максимальное переключение
• Используйте «творческую лень»
• Повысьте эффективность сна
• Применяйте «микро-сон» в течение рабочего дня
• Выделяйте время на «переживание момента».

Сделать предварительный заказ книги вы можете на сайте издательства:
http://www.mann-ivanov-ferber.ru/Book005.htm

Глеб Архангельский, сентябрь 2005. Контакт:
Адрес документа на сайте сайт:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Тайм драйв Глеб Архангельский, как успевать жить и работать.

Знание секретов тайм-менеджмента поможет вам найти время не только на то, что важно, но и на то, что доставляет удовольствие.

До конца жизни нам осталось примерно 200–400 тысяч часов, говорит ведущий российский эксперт по тайм-ме­недж­мен­ту Глеб Ар­хан­гель­ский, и наша задача – рас­по­ря­дить­ся этим временем с умом.

Время необходимо найти не только на за­ра­ба­ты­ва­ние денег, но и на семью, друзей, отдых, чтение книг и тысячи других занятий. Большинство людей не за­ду­мы­ва­ют­ся о том, что время, в отличие от денег, – ресурс невос­пол­ни­мый, и продолжают бесшабашно его транжирить.

Автор в доступной форме знакомит читателя с секретами тайм-ме­недж­мен­та, или техники управления личным временем. Сильные стороны книги – это возможность применить ее ре­ко­мен­да­ции на деле прямо сегодня, четкая структура изложения, а также мно­го­чис­лен­ные обращения автора к примерам из российской истории и современной деловой жизни.

Ар­хан­гель­ский под­ска­зы­ва­ет простые решения проблемы нехватки времени, над которой многие читатели наверняка ломают голову уже давно. Впрочем, следует отметить, что большинство пред­став­лен­ных в книге ре­ко­мен­да­ций хорошо известно в деловой литературе.

Из краткого содержания книги вы узнаете:

• Что такое управление временем и для чего оно нужно
• Какие приемы и методы помогают экономить или эффективнее ис­поль­зо­вать время
• Что такое “поглотители времени” и как с ними бороться

Основные идеи

• Приемы и методы тайм-ме­недж­мен­та позволяют человеку находить время на самые важные и интересные дела в его жизни.
• Настроиться на работу помогает ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”.
• Выполнение неприятной или масштабной работы облегчают методы “съедения лягушки” и “съедения слона”.
• Планируйте свое рабочее время, включая в план и периоды отдыха.
• Если перед вами стоит сразу несколько задач, выбирайте самую при­о­ри­тет­ную. При этом опирайтесь не на интуицию, а на критерии важности.
• Умение вовремя сказать “нет” экономит время и силы.
• Перед тем как приступить к рутинной или не требующей высокой ква­ли­фи­ка­ции работе, подумайте, нельзя ли ее пе­ре­по­ру­чить другим людям.
• Когда на вашем столе накопится слишком много неразо­бран­ных материалов, рас­сор­ти­руй­те их методом вычленения отдельных типов документов.
• Продумайте тактику борьбы с основными “по­гло­ти­те­ля­ми времени”; утечки времени оценивайте с помощью ежедневного хро­но­мет­ра­жа своих действий.
• Ценность навыков по управлению временем ру­ко­во­ди­те­лю лучше всего показывать на личном примере.

Краткое содержание Тайм драйв Глеб Архангельский

Что такое тайм-ме­недж­мент

Когда к человеку приходит понимание того, сколько времени ему осталось на активную жизнь, он начинает всерьез бес­по­ко­ить­ся о максимально полезном рас­хо­до­ва­нии этого времени.

После того, как он привыкает вдумчиво и кропотливо планировать рабочий день, неделю, месяц, часто об­на­ру­жи­ва­ет­ся, что у него появилось намного больше, чем раньше, времени на отдых, “творческую лень” и спокойные размышления о чем угодно.

Управление личным временем – это не раз­но­вид­ность кро­хо­бор­ства и скупости, как может кому-то показаться, а уникальная возможность высвободить время не только на самые важные, но и на самые приятные дела, чтобы жить в со­от­вет­ствии с личными ценностями и при­о­ри­те­та­ми.

Иными словами, тайм-ме­недж­мент – это один из путей к свободному и гар­мо­нич­но­му су­ще­ство­ва­нию.

Са­мо­мо­ти­ва­ция

Психологам хорошо известно, что с помощью нехитрых приемов, действующих чаще всего на бес­со­зна­тель­ную часть психики, человека можно настроить на эффективную работу даже в том случае, когда работа ему неинтересна.

Один из этих приемов – ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”, то есть це­ле­на­прав­лен­ное создание в сознании нужных ассоциаций. Например, если вы привыкли заниматься делами в со­про­вож­де­нии опре­де­лен­ной мелодии, то ее про­слу­ши­ва­ние само по себе способно взбодрить и настроить на рабочий лад.

Иногда таким “якорем” выступает и чашка крепкого кофе, выпиваемая по приходе на работу. Обращаться с пси­хо­ло­ги­че­ски­ми “якорями” следует аккуратно, так как сфор­ми­ро­ван­ные ими ассоциации могут распадаться.

“В области времени нет миллионеров… Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть”.

Иногда нам бывает трудно взяться за дело, когда мы понимаем, что дело это непростое и потребует зна­чи­тель­ных усилий. Используйте в этом случае “метод швей­цар­ско­го сыра”.

Представьте, что стоящая перед вами задача – это кусок сыра, от которого можно откусывать маленькие кусочки, то есть выполнять самые легкие или приятные этапы работы.

Через некоторое время вы заметите, что от основного массива работы уже почти ничего не осталось. Завершив выполнение того или иного этапа, поощрите себя – скажем, откусывайте кусочек шоколадки после написания очередной страницы отчета.

Один из популярных способов заставить себя приступить к выполнению не слишком приятных задач – “съедение лягушки”. Представьте, что самый неприятный для вас участок работы – это холодная, противная лягушка, которую нужно съесть.

После того, как вы покончите с самым трудным, все остальное покажется вам намного более простым для выполнения.

“«Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ас­со­ци­и­ру­ю­щий­ся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удо­воль­стви­ем от того, что делаешь”.

Другой вариант этого метода – “съедение слона”. Когда вы боитесь приступить к задаче из-за ее мас­штаб­но­сти, представьте ее в виде слона, которого вы разрезаете на кусочки, чтобы каждый день съедать по одному.

Заведите таблицу, в которую заносите съеденных “слонов” и “лягушек” по мере их поступления. Назначьте для себя маленькую награду за успешное поглощение опре­де­лен­но­го их количества – например, приятную покупку.

Пред­став­ле­ние времени в виде таблицы – эффективное средство тайм-ме­недж­мен­та, помогающее создать в воображении картину неумолимого течения времени.

“Человек устроен так, что сама фиксация ко­ли­че­ствен­но­го показателя уже под­тал­ки­ва­ет к действиям в нужном направлении”.

Тайм-ме­недж­мент в офисе

Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию пред­ва­ри­тель­но просчитать все действия.

Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непред­ви­ден­ные временные траты, как ав­то­мо­биль­ные пробки или ор­га­ни­за­ци­он­ные просчеты.

Нужно помнить и о том, что план – это не догма, а пред­ва­ри­тель­ная схема, которую нужно кор­рек­ти­ро­вать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непред­ви­ден­ных мелочей.

Продумайте свои действия на этот случай и за­страхуй­тесь от неожи­дан­но­стей – например, собирая максимум до­пол­ни­тель­ной информации о за­пла­ни­ро­ван­ных ме­ро­при­я­ти­ях.

“Очень многие люди на пост­со­вет­ском про­стран­стве не управляют своей жизнью, а плывут по течению”.

Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки.

Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, ис­поль­зу­е­мую в качестве закладки в ежедневнике, – “стра­те­ги­че­скую картонку”. Выполнение за­пла­ни­ро­ван­ных действий такого рода зависит от появления удобного момента.

Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.

“Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя настоящие успешные люди начинали свой путь к успеху вовсе не с покупки пиджака от Армани”.

При пла­ни­ро­ва­нии дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто за­ду­мы­ва­ет­ся. Это отдых для вос­ста­нов­ле­ния сил. Бес­си­стем­ное пе­ре­клю­че­ние внимания не помогает рас­сла­бить­ся – отдых должен быть регулярным и за­пла­ни­ро­ван­ным.

Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору.

Лучший вид короткого отдыха в рабочее время – это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь со­сре­до­то­чить­ся, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса.

Это можно сделать в кабинете, пустой пе­ре­го­вор­ной комнате или автомобиле. Короткий по­сле­обе­ден­ный сон быстро освежит мозг – и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.

“Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел”.

Искусство расставлять приоритеты

Умение находить среди дел главное и в первую очередь заниматься им, а все вто­ро­сте­пен­ные задачи откладывать на потом имеет ко­лос­саль­ную важность не только для работы, но и для жизни в целом.

Самая рас­про­стра­нен­ная причина неудач – наше есте­ствен­ное желание получить все и сразу. Выбор при­о­ри­тет­но­го в данный момент дела – суть тайм-ме­недж­мен­та.

Однако чтобы не ошибиться с выбором приоритета, нужно не полагаться на интуицию, а сфор­му­ли­ро­вать критерии важности (источник задачи, вклад в общий результат, сложность и так далее).

Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели.

“В любом случае, с вечера или с утра пла­ни­ро­вал­ся день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно кор­рек­ти­ро­вать­ся при изменении об­сто­я­тельств”.

Когда человек начнет всерьез разбираться с тем, какие дела имеют пер­во­сте­пен­ную важность, а какие подождут, у него могут возникнуть конфликты с окружающими. Каждый считает, что его проблема или вопрос должны решаться в первую очередь.

Ваша задача – сбросить с плеч гору мелких, вто­ро­сте­пен­ных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами. Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:

• Вежливый и убе­ди­тель­ный отказ. Ничто так не бережет время и силы, как умение говорить “нет”. Научитесь вовремя от­ка­зы­вать­ся от выполнения дел, не со­гла­су­ю­щих­ся с вашими при­о­ри­тет­ны­ми целями. Чтобы человек, которому отказали в его просьбе, не затаил на вас обиду, придумайте прав­до­по­доб­ную причину. Если позволяют об­сто­я­тель­ства, попробуйте привести логическую ар­гу­мен­та­цию своего отказа. Либо докажите человеку, что на самом деле то, о чем он вас просит, ему не нужно или не выгодно.
• “Здоровый пофигизм”. В некоторых ситуациях не следует торопиться с выполнением по­став­лен­ной задачи – завтра она может решиться сама собой, без вашего участия. Перед тем как браться за любое дело, спрашивайте себя, нужно ли его делать вообще и должны ли этим заниматься именно вы. Вокруг вас наверняка есть люди, которые только и ждут, чтобы переложить на ваши плечи свою работу.
• Де­ле­ги­ро­ва­ние работы. Перед выполнением рутинной (или неква­ли­фи­ци­ро­ван­ной) работы подумайте, нельзя ли передать ее другим сотрудникам или обратиться к помощи людей, оказывающих про­фес­си­о­наль­ные услуги. Перепоручив задачу подчиненным, не забывайте следить за тем, как они ее выполняют, и при необ­хо­ди­мо­сти напоминайте им о ней. Не полагайтесь на память, а фиксируйте поручения на карточках или в органайзере (бумажном или электронном). Пусть коллеги и подчиненные знают: вы никогда не забываете, о чем просили других.

“Если ваши планы и до­го­во­рен­но­сти под­твер­жде­ны электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще”.

Как победить хаос

Одна из основных причин утечки дра­го­цен­но­го времени – присутствие вокруг нас толщи ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора, сквозь который приходится продираться к дей­стви­тель­но важной информации.

Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”.

Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем про­из­во­дит­ся сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”).

Затем выделяем следующий массив до­ку­мен­та­ции – и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше из­на­чаль­но­го следования опре­де­лен­ным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дуб­ли­ро­ва­нию папок и еще большему хаосу.

“Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания – что-то обязательно удалите от него”.

“Поглотители времени”

Один из главных источников ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора в жизни человека – это телевидение и другие средства массовой информации. Внимательно про­ана­ли­зи­руй­те свое желание регулярно смотреть выпуски новостей.

Так ли вам нужно знать о военных действиях на Ближнем Востоке, о разводе поп-звезды или любом другом событии, к которому ни вы лично, ни ваша компания не имеете отношения?

Бросьте привычку включать телевизор по утрам и вечерам, используя его в качестве звукового фона. Спрячьте подальше пульт ди­стан­ци­он­но­го управления, чтобы не про­во­ци­ро­вать у себя навязчивое желание постоянно переключать каналы.

Смотрите телевизор выборочно и це­ле­на­прав­лен­но: если в программе стоит передача, которая вам интересна, то запишите ее на ка­кой-ни­будь цифровой носитель, чтобы посмотреть в удобное время.

“Один из самых типичных по­гло­ти­те­лей времени – об­ще­ствен­ный транспорт или автомобиль”.

Победа в борьбе с такого рода “по­гло­ти­те­ля­ми времени” требует си­сте­ма­ти­че­ско­го подхода. Попробуйте замерить точно, сколько времени вы ежедневно тратите на те или иные дела.

Например, носите с собой блокнот и несколько дней подряд педантично записывайте в него, что вы делаете и сколько времени на это ушло (с точностью до 5–10 минут).

Короткие отвлечения от работы, занимающие меньше пяти минут, отмечайте “галочками”, а вечером число этих “галочек” умножьте на 2–3 минуты, чтобы увидеть масштаб этих мелких утечек времени.

Вни­ма­тель­ный, терпеливый мониторинг личного времени позволяет увидеть со всей ясностью, какие временные резервы есть у вас в запасе.

Сравните время, затраченное на при­о­ри­тет­ные и важные дела, со временем, отнятым “по­гло­ти­те­ля­ми”. Когда у вас появятся ко­ли­че­ствен­ные показатели, вы удивитесь, насколько быстро станут сокращаться утечки времени на “по­гло­ти­те­лей”.

“Мы не считаем ежедневную чистку зубов или душ «напрягом», потому что это дав­ным-дав­но вошло в привычку… То же самое в управлении личным временем – лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно”.

Благодаря ежедневному хро­но­мет­ра­жу вы, возможно, впервые точно узнаете, сколько времени на самом деле отнимает дорога на работу и с работы.

Подумайте над тем, как заполнить этот “мертвый” промежуток чем-нибудь полезным – например, чтением книг, про­слу­ши­ва­ни­ем ауди­о­за­пи­сей или изучением иностранных языков.

Наконец, когда вы едете в об­ще­ствен­ном транспорте, просто рас­слабь­тесь и по­ста­рай­тесь хорошо отдохнуть – это будет не менее эффективным ис­поль­зо­ва­ни­ем времени, чем чтение книги.

“Представьте, что какой-то человек про­гу­ли­ва­ет­ся по кладбищу. Остановится ли он у вашей могилы, за­ин­те­ре­су­ет­ся ли надписью на ней?”

В тайм-ме­недж­мен­те – как в спорте: если человек не двигается вперед, он двигается назад. Поставьте перед собой цель каждый день делать хотя бы маленький шажок к экономии личного времени.

Превратите контроль за временем и поиск его ресурсов в такое же регулярное, привычное занятие, как умывание и чистка зубов. Возьмите за правило ежедневно разбираться хотя бы с одним ин­фор­ма­ци­он­ным завалом (очистка рабочего стола, сортировка входящей электронной кор­ре­спон­ден­ции и так далее).

Еженедельно опробуйте ка­кую-ни­будь новую методику управления временем – например, мониторинг временных затрат на текущие дела или ведение органайзера. Раз в три месяца проводите “дис­ци­пли­нар­ную неделю”, в течение которой строго соблюдайте все свои планы, не давайте себе никаких поблажек и ни на минуту не от­вле­кай­тесь от дел.

Культура управления временем

Хотя все мы знаем, что время – это деньги, потеря денег вос­при­ни­ма­ет­ся нами намного болезненнее, чем потеря времени. Ин­ди­ви­ду­аль­ные усилия по экономии личного времени часто разбиваются о стену кол­лек­тив­но­го безразличия.

Идеология тайм-ме­недж­мен­та должна быть сегодня встроена в кор­по­ра­тив­ную культуру любой организации. Самый простой способ пробудить интерес руководства компании к внедрению его принципов – это подсчет финансового ущерба от непро­дук­тив­но за­тра­чи­ва­е­мо­го времени в масштабах одного под­раз­де­ле­ния или всей организации.

Пусть подчиненные убедятся на примере своего начальника, что бороться за время нужно не менее ожесточенно, чем за деньги. Ру­ко­во­ди­тель должен показать на деле, что ценит время своих подчиненных.

Очевидное пре­иму­ще­ство тайм-ме­недж­мен­та состоит в том, что вряд ли найдется хоть один человек, который согласится спокойно смотреть, как бес­смыс­лен­но утекает его жизнь. Чаще всего людям достаточно лишь подсказать, что надо делать для экономии времени.

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому,

с благодарностью за приобщение

к традиции управленческого мышления

и за вовремя подаренную книгу о Времени

«Эта странная жизнь».

От издателей

Книга, которая экономит время, - это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности - и много новых благодарных учеников. Заработает издательство - и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем - в отличие от Глеба и издательства - трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций - ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» - сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону - как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты - они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн

Издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие: наш капитал времени

Дорогой читатель, мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное - время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем - одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик - нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели - и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, - это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге - обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» - хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» - так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением - и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте - способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время. Жизнь человека подчинена различным ритмам, поэтому отдых также должен быть ритмичным. Например, 5 минут каждый час.

Во время отдыха отвлекитесь, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, прогуляйтесь или сделайте несколько упражнений.

Сделайте лень творческой. В периоды лени загрузите мозг информацией по важной для вас творческой теме и ленитесь на 100 %, не пытаясь решать проблемы и не мучаясь угрызениями совести.

Повысьте эффективность сна, засыпая и просыпаясь по режиму и оптимизируя его продолжительность. Наш сон состоит из нескольких циклов продолжительностью 1-1,5 часа. Когда длительность сна кратна длине цикла, просыпаться гораздо легче. Перед сном проветрите комнату, не наедайтесь и разгрузите мозг от дневных забот - погуляйте или почитайте художественную книгу.

Применяйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека имеют два подъёма и два спада в течение дня. Первый спад происходит в районе 13-15 часов, второй - вечером. Если отдохнуть 10-15 минут во время первого спада, работа пойдёт гораздо эффективнее.

Мотивация: как справляться с неприятными задачами

Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки - музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.

Применяйте «метод швейцарского сыра» - выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.

Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» - выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.

Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.

«Сожгите корабли» - создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.

Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.

Сделайте календарик-пинарик. В верхней строке напишите цифрами прожитые годы, в нижней - будущие, а в строках таблицы - дни месяцев. Каждое утро, приступая к работе, зачёркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Это поможет вам почувствовать ход времени.

Цели: как приблизить мечты к реальности

Определите миссию, сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода - реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» - выстраивайте жизнь по своему желанию, активно влияйте на события.

Чтобы определиться с целями, представьте, каким вы хотите видеть ваш день через несколько лет. Постарайтесь освободиться от навязанных штампов - дорогих машин, часов и прочих атрибутов, - если они не являются для вас реальной ценностью.

Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него главные события жизни. «Мемуарник» позволит вам сформировать список ключевых ценностей и побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном.

Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?

Ищите ваше призвание. Если миссию мы можем изменить, то призвание - нет. Призвание - это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. Им может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.

Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и установить гармонию различных направлений деятельности. Карта ключевых областей похожа на дерево. Вместо хаоса мелких дел - ясные ветви с листьями-делами.

Начертите график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать, куда и как вы движетесь. Иногда сложно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и впоследствии подкорректировать планы, чем через годы понять, что время прошло и ничего не достигнуто.

Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:

• S pecific - конкретные
• M easurable - измеримые
• A chievable - достижимые
• R ealistic - актуальные
• T ime-bound - ограниченные во времени

Чётко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.

Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдёт контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу ежедневника или категорию задач в компьютеризированной системе планирования.

При командной работе удобны доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах - участники команды. На их пересечении перечисляются задачи. Менеджер сразу увидит задачи, за которые отвечает подчинённый, и вопросы, которые необходимо обсудить.

Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, соблюдая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Всё актуальное переносится в раздел «День». При планировании следующей недели просматривается раздел «Год».

Такой подход позволяет не загонять себя в жёсткие рамки и гарантирует, что нужная задача вспомнится во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».

Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.

• Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
• Список задач на стикерах в специальном разделе ежедневника. Ежедневно просматривая раздел, переносите стикеры с «дозревшими» задачами в наступающий день в ежедневнике.
• Обзорный график регулярных задач.
• Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
• Планнинг со списком «гибких» задач на неделю рядом с «жёсткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.

«Долгосрочный» раздел - это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может содержать:

• план ключевых мероприятий на год;
• крайние сроки ключевых проектов;
• список небольших задач с далёким сроком исполнения, не попавших в контекстные разделы ежедневника;
• график дней рождения, памятных дат и т. п.

Аналогично принципу «День - Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках - горизонты планирования, а на их пересечении - задачи.

Для контроля рутинных дел пригодится таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах - время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются сделанные и несделанные дела. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.

Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдёт, и введите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, производительность труда, и вычислите, сколько всего времени уйдёт на задачу. Затем разделите это время на части и внедрите их в еженедельный план.

Планирование: как укладываться в сроки

Настройте личную систему планирования рабочего дня, используя «жёсткие» и «гибкие» задачи. Выделяйте 10 минут на создание полной картины задач на день. План дня должен быть собран в одном месте и обязательно в письменном виде. Формат и носитель выбирайте по вкусу. Главное - чтобы он вам действительно нравился, и к нему хотелось возвращаться.

В течение дня корректируйте план по обстоятельствам. Составленный план не догма, он нужен для переменчивых ситуаций.

Заведите «стратегическую картонку» с ключевыми долгосрочными целями. На этот же лист можно выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, чтобы они всегда были перед глазами; держать список актуальных контактов; выписывать «темы для размышления» и т. д.

В плане дня разделяйте «жёсткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.

• «Жёсткие» - привязанные к конкретному моменту.
• «Гибкие» - не привязанные к точному времени.
• «Бюджетируемые» - крупные и важные задачи, отнимающие много времени, у которых нет жёстких сроков исполнения.

Планируйте сначала жёсткие, затем бюджетируемые, потом гибкие задачи.

Выделите 2-3 приоритетные задачи в списке и начните работу с них. К приоритетным делам относятся срочные и контролирующие работу подчинённых. Выполнение задач в таком порядке позволит сделать наиболее важные дела, даже если часть менее приоритетных задач останется невыполненной.

«Жёсткие» встречи планируйте с резервом времени. Согласовывайте с партнёрами точность, с которой надо приходить на встречу.

Запасайтесь избыточной информацией на случай, если всё пойдёт не по плану. Это позволит вам сэкономить время, если партнёр не встретит вас, записанный мобильный будет недоступен, а в аэропорту ночью не окажется ни одного такси.

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.

Используйте «здоровый пофигизм» и откладывайте лишние дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.

«Покупайте» время, нанимая профессионалов. При этом можно не нанимать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.

Давая задания подчинённым, не вменяйте им в обязанность напоминать вам о них. Самостоятельно создавайте обзор задач и контролируйте их выполнение.

Используйте для приоритезации задач взвешенные оценки. Определите критерии и значимость каждого из них, чтобы в сумме они давали 100 %. Затем оцените задачу по каждому из критериев, умножьте оценки на значимость, сложите и получите итоговую оценку. Затем отсортируйте задачи по этим оценкам.

Информация: как управлять творческим хаосом

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем.

Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте специалистам, имеющим дело с большими объёмами информации. Читайте меньше, да лучше.

Чаще возвращайтесь к ключевой информации - выписывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.

Применяйте знания на практике, и только после этого начинайте читать следующую книгу.

В процессе чтения расставляйте приоритеты - лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.

Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ - старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.

Используйте электронную почту, которая не требует он-лайн присутствия. Вы можете написать, а адресат прочитать письмо в удобное время.

Освойте метод слепой десятипальцевой печати - вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.

Отключите оповещение о новой почте, которое отвлекает от текущих дел. Проверяйте почту 3-4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки. Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности.

Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День - Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15-20 самых важных посланий.

«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:

1. Создайте «место хаоса» - входящий накопитель, куда складываются все документы.
2. Очистите «место хаоса», выбрав самые легкоопределяемые типы документов, и рядом с местом хаоса начнёт формироваться «место порядка».

Заведите картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и рождать новые. По мере развития каких-либо идей, выделяйте их в отдельные направления.

Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание - с 5-9, подсознание - с бесконечным количеством. Если вы приблизили что-то к центру своего внимание, обязательно отдалите что-нибудь от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание.

Выделите на рабочем столе область для 5-9 основных текущих задач, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День - Неделя». По завершении рабочего дня разложите документы из исходящего накопителя по тематическим папкам.

Поглотители: как найти резервы времени

Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2-3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.

Сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он станет изменяться в лучшую сторону.

Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Типичный резерв - время в пути. Наполняйте транспортное и командировочное время полезными для вас делами.

Имейте план на случай технических форс-мажоров. Сломался компьютер - сделайте то, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.

Проводите совещания более эффективно:

• определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания;
• определите круг участников, лидера, направляющего ход дискуссии и принимающего решения, и секретаря, составляющего протокол;
• составьте список вопросов для обсуждения;
• определите длительность совещания и назначьте ответственного за время;
• организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов;
• все вопросы, обсуждаемые на совещании, представьте в виде схем;
• зафиксируйте и разошлите принятые решения, чтобы вернуться к ним на следующем совещании.

Помните, что система управления временем требует постоянного совершенствования.

«ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих

Мы не достигнем 100 % эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми. Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и боритесь за него не менее жёстко, чем за деньги.

Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. Начните с инструментов, полезных и дешёвых для шефа. Представьте их «в деле», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю - это облегчит её принятие.

Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента личным примером. Мотивируйте его применение - сотрудники должны понять, почему временем нужно и можно управлять. Регулярно предлагайте новые техники.

Внедряйте ТМ-техники постепенно, используя минимум инструментов. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники». Опробуйте техники на одном сотруднике или подразделении, чтобы все увидели реальные плюсы и минусы.

Для внедрения тайм-менеджмента в личные отношения научитесь договариваться. Не пытайтесь навязать партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.

Выделяйте время, чтобы восстановить свою энергию и работоспособность. Очевидное для вас порой не является таким для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимоотношений.

Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.

ТМ-манифест: от инструмента к идеологии

Применение техник тайм-менеджмента без понимания идеологии позволит вам использовать лишь небольшую часть их возможностей. Но поняв идеологию ТМ, вы научитесь управлять личным временем и выйдете на новый уровень.

Тайм-менеджмент - многоуровневая система, способная менять ценности человека. От технического управления временем вы перейдёте к размышлениям о своих целях и приоритетах.

Аксиомы тайм-менеджмента:

• у вас всегда есть свобода выбора;
• только вы несёте ответственность за свои поступки и выбор;
• без постоянного развития вы просто амёба.

Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему. Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.

Всем привет!

Недавно я прочитал книгу о тайм-менеджменте Глеба Архангельского под названием «Тайм-драйв».

Суровый тайм-менеджмент Глеба Архангельского

№1. Время - это наш капитал

В области времени нет миллионеров. Если взять за среднюю продолжительность жизни 75 лет, то получится, что у каждого из нас есть 600 тысяч часов.

Но треть жизни мы спим и первые 3-4 года совсем не помним. Остаётся 400 тысяч часов.

Одни люди расходуют это время эффективно и становятся успешными. Такие, как Билл Гейтс, Ричард Брэнсон и Уоррен Баффет. Другие тратят свои лучшие годы на безделье, а потом умирают в нищете.

Чтобы добиться чего-то в жизни, нужно научиться управлять самым ценным ресурсом в нашей жизни - временем.

№2. Отдых

Ощущали ли вы себя усталым и измотанным после долгого рабочего дня? Если да, то вы не одиноки. С этой проблемой сталкиваются миллионы людей по всему миру. Японцы даже придумали слово «кароши», которое обозначает смерть от напряжения на работе.

Техника SMART

SMART - это техника для постановки целей.

Расшифровывается как - specific, measurable, achievable, realistic and time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные ко времени.

Примеры неправильных целей - стать богатым, похудеть, накачать пресс.

Примеры целей, составленных с помощью техники SMART - накопить 10 миллионов рублей к 1 января 2025 года, похудеть на 3 килограмма к 1 июля, накачать 6 кубиков к 1 августа.

Мы сделали эти цели конкретными, достижимыми и реалистичными, а также указали сроки достижения.

№5. Рабочий день

Вчера - рано. Завтра - поздно. Сегодня - некогда.

Вы уже поставили цели с помощью техники SMART? Напишите в комментариях, какие.

Если не достигать цели, то толку от них мало. Поэтому перейдём к планированию. Рассмотрим, .

План должен быть

На бумаге или в телефоне, но не в голове. Если вы будете держать его в голове, то либо забудете половину пунктов, либо вспомните о них в конце дня. Нужно завести дневник планирования или скачать приложение AnyDo на смартфон.

Планировать день можно утром или вечером. Я предпочитаю делать это перед сном, потому что люблю просыпаться, зная, что буду делать сегодня. Выберите для себя лучший вариант.

Планирование дня занимает 5-10 минут. Зато какая экономия времени! Брайан Трейси в своей книге «Выйди из зоны комфорта» говорит:

Каждая минут планирования - 5 минут сэкономленных во время работы.

Запишите на листе бумаги все дела, которые хотите выполнить завтра. Напротив них поставьте букву A, B, C, D или E.

A - важные и срочные дела. Их нужно выполнить сегодня же.

B - важные, но не срочные дела. К ним нужно приступать после выполнения дел с грифом A. Пример таких дел - чтение книг, занятия спортом, изучение иностранных языков.

C - эти дела хорошо было бы сделать. Но если вы их не сделаете, ничего плохого не случится. Если вы сегодня не купите носки, то сможете купить их завтра.

D - дела, которые можно поручить другим.

E - неважные дела, которые попусту тратят время. Например, компьютерные игры и соцсети. У меня - это чтение научной фантастики и фэнтези. Книги очень интересные, но время пожирают сильно. Прям как лангольеры.

Лангольеры - пожиратели времени

В конце дня оценивайте, как вы его провели по 10-балльной шкале. Пишите, что можно было сделать лучше. Также записывайте идеи, пришедшие за день.

Пример записи в дневнике дел

Ставьте цели в соответствии с техникой SMART.

Нет Да

Учить иностранные слова Потренировать 10 новых слов в Lingualeo

Позвонить 3 клиентам Позвонить 3 клиентам и попросить их о встрече

Заплатить за ЖКХ Оплатить ЖКХ, когда буду проходить рядом с банком

№6.

Как запланировать день - понятно. А что делать с планированием недели, месяца и года? Давайте разбираться.

Техника «День — Неделя — Год»

У вас должно быть три типа планов:

1. План на день.
2. На неделю.
3. На год.

Как с ними работать?

1. Поставьте цели на год.
2. Когда будете ставить цели на неделю, посмотрите цели на год и подумайте, какие из них начнёте выполнять в следующие 7 дней.
3. Когда будете планировать день, посмотрите план на неделю и решите, что начнёте делать завтра.

Как контролировать рутинные дела

Делать зарядку, убираться на рабочем столе, оплачивать счета - эти дела нужно делать регулярно.

Чтобы контролировать их выполнение составьте такую таблицу. Если вы выполните задачу, поставьте галочку. Если нет - минус.

Когда в какой-то строке накопится слишком много минусов - вы поймёте, что надо что-то менять.

Как определять бюджет времени на задачу

Когда вы научитесь определять время, необходимое для выполнения крупных задач, станете мастером планирования.

Допустим, вы пишите книгу. Её нужно отослать издательству через 130 дней. В книге будет 240 страниц. Значит, каждый день вам нужно писать по 2 страницы. На это уйдёт от 30 минут до 2 часов в день.

Получается, что каждый день вы должны уделять 1 час написанию книги.

Вот алгоритм, который поможет вам определять бюджет времени:

1. Определите объём работы (240 страниц).
2. Определите срок выполнения (130 дней).
3. Выясните производительность труда (2 страницы в час).
4. Посчитайте, сколько времени необходимо каждый день.

Отслеживать выполнение задачи можете с помощью таблицы из предыдущего параграфа.

№7. Приоритеты

Главный принцип тайм-менеджмента - тратить время на главное.

Как определить это главное? В школах и университетах такому не учат. Там обязательная программа для всех. Никому не интересно, что одни предметы важнее для вас, чем другие. Приходится учить всё.

Первый шаг к расстановке приоритетов - выкинуть из жизни ненужные дела. Например, друг просит вас устроить его к себе на работу. Вам без разницы, будет он работать там или нет.

Но соглашаетесь помочь. И приходится тратить время, чтобы поговорить с начальником, выставить друга в лучшем свете, а потом ещё помогать ему освоиться на рабочем месте.

Сколько часов можно так потратить на достижение чужих целей? Не один. Поэтому нужно научиться говорить «Нет».

6 способов говорить «Нет» людям

1. Не оправдываться. Скажите «Нет, потому что не хочу». На такой ответ трудно что-то возразить. А вот при ответе «Нет, потому что некогда» вас могут спросить: «А когда появится время?»
2. Аргументировать ответ. Если ответ «потому что не хочу» кажется для вас слишком грубым, используйте сильные аргументы. К примеру: «Я не могу устроить тебя на работу, потому что ты не справишься».
3. Хитрость. «Я не смогу довезти тебя до вокзала, потому что в 18:00 у меня тренировка». Хотя на самом деле её может не быть. Но лучше, чтобы была, ведь легко попасться на обмане.
4. Дать надежду. «Я не уверен, что тебя возьмут, но попробую поговорить с начальником». Будьте осторожны с этим способом - человек может принять это за обещание, а потом обидеться.
5. Сделать желаемое непривлекательным. «Я с удовольствием отвезу тебя. Только после этого тебе придётся подождать меня пару часиков».
6. Другой путь. «Знаешь, эта работа не так хороша, как кажется. Лучше вот сходи к … и попроси его устроить тебя. Там платят побольше».

Секрет избавления от ненужных дел

Откройте свой план на день и перечитайте все дела. Напишите, для какой цели нужно каждое из них. Если нашлись задачи, которые вы выполняете по привычке - уберите их. Сэкономите время.

У меня таким делом было чтение фантастики и фэнтези. Были интересные и поучительные книги - «Хроники Нарнии», «Властелин колец». А были вредные - «Игра престолов».

Всё о покупке времени

Ещё один способ сэкономить время - поручить задачи другим людям за деньги. К примеру, вместо того чтобы убираться дома самому, можно нанять домработницу. Или можно не садить огород, а покупать овощи зимой на рынке.

В сэкономленное время можно заняться более важными делами - работой, бизнесом, семьёй.

Как определить приоритетность задачи

1. Возьмите список задач.
2. Напишите критерии оценки их приоритетности.
3. Оцените задачи по критериям.
4. Выберите задачу, набравшую больше всего баллов.

Рассмотрим пример.

Нам нужно выбрать квартиру. Есть 3 варианта - однокомнатная в центре города, трёхкомнатная в пригороде, двухкомнатная в спальном районе. Стоят они одинаково 2 миллиона 400 тысяч рублей.

Критерии будут следующие:

1. Количество комнат. Максимум 5 баллов.
2. Близость к центру. Так как этот показатель нам не так важен, то максимально можно поставить 3 балла.
3. Интерьер. 5 баллов.

Квартира в центре - 2 + 3 + 5 = 10 баллов.

В спальном районе - 3,5 + 2 + 4 = 9,5 баллов.

В пригороде - 5 + 1 + 5 = 11 баллов.

Получилось, что лучший вариант - трёхкомнатная квартира в пригороде.

№8. Информация. Как справиться с творческим хаосом

На дворе - информационная эпоха. Чтобы не попасть в ряды отстающих, нужно уметь работать с большими объёмами информации.

Допустим, вы работаете копирайтером. Ваш коллега читает 30 книг в год. Вы - ноль. Кто будет успешнее? Правильно, не вы.

Давайте поговорим о том, как эффективно работать с информацией.

1. Читайте. Если вы раньше не читали, начните с этого дня. Билл Гейтс читает 50 книг в год. Марк Цукерберг - одну книгу в неделю. И они миллиардеры.
2. Выписывайте интересные мысли. Лучше сразу во время чтения, потому что потом вам будет лень просматривать книгу сначала.
3. Применяйте советы на практике. Прочитали страницу - применили - перешли к следующей. Если вы не будете применять, то чтение не принесёт пользы, так как «потребление информации - путь в никуда» (Андрей Парабеллум). Вы станете как тот парень, который «сотни книг прочёл, но ни в одну не вник».
4. Не читайте всё. Писатели любят заимствовать идеи у других авторов. Многие книги о саморазвитии - это пересказ чужих мыслей. Что-то новое встречается редко. Ваша цель - быстро просмотреть книгу и прочитать внимательно только те главы, в которых есть что-то новое.

Телевизор - в топку

Что показывают по телевизору? 5 стандартных сюжетов:

1. Терракты.
2. Убийства.
3. Коррупция.
4. Фразы: «Мы всех накажем». Террористов или коррупционеров.
5. «Всё будет хорошо». Санкции - не помеха. Пробьёмся.

Зачем вам накачиваться отрицательной энергией? Перестаньте смотреть телевизор. Если случится что-то действительно важное, вам сообщат друзья или родственники, которые смотрят его.

Соцсети - туда же

С сообщениями поступайте следующим образом - уделяйте 10-15 минут в день на их прочтение.

Ведите дневник идей

Заведите блокнот, в который будет записывать все мысли, посетившие вас за день. Возьмите за привычку «выжимать» из себя 2 идеи ежедневно.

№9. Поглотители времени

У среднестатистического человека есть 200-400 тысяч часов жизни. Значительную часть из них мы тратим на хронофаги - занятия, которые поглощают наше время.

Как с ними справиться

Таким образом можно сэкономить минимум 1-2 часа времени. Я уже нашёл, на чём могу сэкономить - на чтении интересных статей в Интернете.

Как использовать время в дороге

1. Читайте книги.
2. Слушайте аудиокниги.
3. Переписывайтесь с клиентами в соцсетях.
4. Отдыхайте.
5. Учите иностранные слова с помощью приложения Lingualeo.

№10. Идеология тайм-менеджмента Глеба Архангельского - 7 принципов

1. Жизнь дана один раз. Поэтому не надо растрачивать её попусту.
2. Время - ценный ресурс. У всех людей его примерно одинаково, от 200 до 400 тысяч часов.
3. Время и поступки человека - необратимы. Их нельзя вернуть обратно.
4. Человек свободен менять мир. Неважно, родились ли вы в семье миллионера или в заброшенной деревушке. Если у вас есть сила воли, то вы можете это исправить.
5. Человек ответственен за свои поступки. Он отвечает за то, как тратит время и где находится на лестнице успеха.
6. Нужно постоянно развиваться. Во всех направлениях.
7. Надо проповедовать тайм-менеджмент другим. Чтобы окружающие люди не разбазаривали свой самый ценный ресурс, а шли по пути к целям.

Вот и всё. Это было краткое содержание «Тайм-драйва» - лучшей русскоязычной книге о тайм-менеджменте от Глеба Архангельского.

Некоторые моменты я пропустил, некоторые - добавил от себя. Получилось, что получилось.

Пишите в комментариях, понравилась ли вам статья и стоит ли писать ещё краткие содержание .

До встречи!

Ваш Шаполов Алексей